谈一谈：高质量的年会该怎么去策划

美呗贤果

马上又到年底了，除了利润核算外，企业现在又该盘算如何规划自己的年会了，一个成功的年会可以激励员工、团结、很好的传达企业文化，那么高质量的年会该怎么去策划。

高质量的年会该怎么去策划1、年会策划目的：塑造企业形象、、巩固客户关系、、增强内部员工凝聚力等。
2、年会时间、地点安排：年会安排在什么时候，具体时间是哪一天；去哪里选择室内还是室外
3、会人事管理：人事邀请、人事统计、礼仪人员、后勤人员、签到人员、物资管理人员等组织；
4、年会的流程安排：领导出场时间安排、节目安排、晚会整体时间控制；
5、年会餐饮管理：年会吃什么喝什么；
6、年会的节目策划：年会准备什么节目，员工内部节目是否会邀请专业的表演团队表演；
7、年会方案安排：年会员工内部方案安排，是否需要专业培训，培训地点，员工进行服装租赁，化妆师邀请等。
8、年会亮点策划：年会亮点在哪里，微信红包直播互动、微信摇摇、LED大屏滚动抽奖、直播等。是否能引起全场的轰动，给嘉宾带来尽的回味。
任何一场活动，首先都需要一个详细的可执行的活动策划案。办年会也是如此，虽然都是单位内部人员，某些方面可以随便点，但由于活动关系到团队关系的融洽，因此作为活动策划者一点也不能马虎，必须顾及方方面面，周密安排。
如何写出一个秀的年会策划案具体来讲，一个年会策划案内容应包括活动目的、场地准备、现场安排、活动准备、人员职责、经费预算等，每一个部分都非常重要。
1明确活动目的，突出特色和主题
为什么要花钱举办年会活动当然是有目的的。而和这个目的息息相关的就是本次年会的主题。有的单位是多少周年庆，有的单位是今年业绩翻了多少倍，有的单位可能是拿到了多少个好项目，有的单位可能是制定了下一步的大目标，每个单位对于这一年的关键词都不一样，而年会目的就要结合年会的主题进行阐述，对于不同的年会主题应该给员工、给外界传达什么样的信息，都需要在目的中阐述清楚。除了这些个性特色，年会还常带有加深职工交流，营造团结活泼的团队氛围，激发职工干事创业活力的目的。
2明确年会场地，注重适度与功能
选择年会场地，要全方位考虑际需要，注重适度与功能。选择场地需要注重以下几方面的事项：
一是会场地理位置。会场的地段是否比较偏，单位大部分员工前往这里需要的时间大概需要多久，有地铁站，有公交车站，公交车的收班时间大概是多少，公交车站和附近的地铁站有公共站点提供换成，会场附近打车是否方便，会场是否方便寻找，等等，这些因素都需要从际情况出发综合考虑到。如果单位能够安排车辆接送那就更好啦。
二是会场的大小。活动场地规模宜量力而行。考虑到会场的人员接纳量，建议在参会人数基础上上浮20%。因为一般年会期间会安排一些团队互动活动，为了不显得拥挤，所以会场适当宽松点为佳。
是会场的效果。舞台效果是否可以达到预期效果，灯光可以如何控制、音效如何、灯全亮和灯全灭是什么效果。对于舞台的搭建效果，需要在没人的时候查看一次，另外还需要在会场充满人的情况下查看一次，可能是其他或组织在使用会场的时候，看看他们的会场效果，这样可以很好的预见自己使用这个会场时候的现场效果。
四是会场的配套设施。更衣间与后场间是否可以一气呵成，舞台旁边需要必备一个换衣间和后场间，可以使观众在没有打扰的情况下享受整场年会。有的会场需要表演人员拿着衣服奔向场外的洗手间换衣服，然后在奔到舞台两旁进行后场，一场年会下来，表演人员一直都在来回穿梭，是一个很差的体验。其他还有一些小的选择标准，如何会场的络情况、停车场地等等，这些项目可以根据单位的自身情况加入选择标准中。
3明确现场流程，严把时间节点
年会现场的流程必须严谨，每一个时间点，对应一个活动内容，时间点要具体到分钟。
入场贵在有序。一定要考虑到人的流动顺序，不要让参会者来回流动，这会让本来人就比较多的会场因为人员的反复进出，更加拥堵。比如，合理的流程是参会者先排队签到，签到完成后随即入场就坐，然后再组队进行合影拍照。不合理的流程是先入场就坐，然后再出来排队签到，然后再到场外进行拍照留念。这样的安排就没有遵循人的流动顺序，使得现场混乱不堪。
暖场贵在温馨。在正式开始前，需要考虑到就坐的员工的体验，可以是放一些热场曲，也可以是播放单位相关的一些视频，可以是单位曾经制作过的视频，也可以是专门为本次年会制作的视频，或者是领导对大家的寄语，等等。播放这些视频的好处是可以帮助员工酝酿情绪，老员工可以从中感受到更多的存在感，让所有人提前都参与进来。
致辞贵在激情。领导的致辞环节一定要安排的特别隆重，这是一个老板展示自己魅力的机会，所以致辞稿要饱含激情。同样，这也是一次员工了解领导的机会，很多员工平日里可能与老板都只有擦肩而过的机会，那这一次致辞便是让所有员工来了解老板。领导致辞，可以与员工的互动，让会场气氛达到比较高点。
节目重在参与。年会的节目时间一般3小时左右为宜，大致有哪些、节目需要有多少个，每个节目时长需控制在多长时间范围内、互动环节需要设置多少个，确定好以上内容，通知各部门自导自演节目，重在参与。然后根据上报的节目，分不同性质错开进行编排，力求现场有起有伏。现场主持人适当安排一些互动、游戏环节，参与者有奖等等，以调动员工参与积极性。
4明确筹备进度，坚持责任到人
确定了年会场地、大致流程、节目，下一阶段就是基于以上所有内容制定筹备的时间节点，明确责任到人。
对于节目要坚持项目责任制，每一个项目都有项目负责人。这样做的好处在于，可以更地进行决策，并推进落，每一个细分部分都有责任人，在于每一个环节出了问题，都能责任到人，速进行解决。可以制定一个职责表，在年会活动当天的人员职责表中一定要有一总调度，当天的所有人员安排都要服从总调度安排和调度，各块出了问题首时间找自己板块的负责人，比较后再找总调度。此外，安排几机动人员，应对随时出现的紧急情况。
5明确活动预算，坚持适度原则
活动预算根据单位的情况，量力而行，适度为宜。通过前面所有的策划，整个项目的物资需求以及预算需求基本都已经清楚，整理一份物资表和预算表，就可以很好的进行项目成本的控制。
物资表要细致到物品的称、数量、单位、用处、存放处、管理和搬运人员、是否已采购、租借时间、归还时间。这样的一份表格才方便物资的使用与清点，每一件物资都责任到人，如数家珍。
预算表要细致到项目称、数量、单位、费用、用处、有发票、发票类型、对应责任人。在预算审批以及报销的时候才能轻松应对领导和财务的疑问。



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